Er organisationer parate til at omstille sig til Web 2.0 ?
De fleste store virksomheder har investeret i store og dyre knowledge management systemer, som alle lover guld og grønne skove mht. systematisering af viden. Men ofte så ender meget af deres viden med at samle støv, da medarbejderne ikke magter at bruge det og fordi de opdateres alt for sjældent af deres webmastere. Derudover så er den viden, som er registreret i disse systemer sjældent dynamisk forbundet via links - men eksisterer i såkaldte informations-siloer.
Med Web 2.0 teknologierne og social software - bliver alle medarbejdere til webmastere, der kan bidrage med at skabe indhold. Men der skabes ikke kun indhold/viden. Indhold og viden behandles også på en helt ny måde, idet at medarbejderne kan linke og tagge på kryds og tværs mellem indholdet og hermed bryde den indkapslede vidensstruktur, så organisationens viden hermed bliver meget mere tilgængelig og dermed også mere brugt.
En anden ting som kan ske med indholdet/viden i organisationer, hvis de nye web 2.0 teknologier indføres er , at fra at ligge statisk på intranettet, så bliver virksomhedens viden nu meget mere dynamisk, da den hele tiden bliver opdateret af alle medarbejderne. Hvor der før var få øjne der kiggede på og opdaterede virksomhedens viden - er der nu mange øjne, der holde øje med virksomhedens viden og er med til at holde den up-to-date.
Knowledge management systemers kompleksitet er et andet problem. De er som oftest besværlige at bruge, og medarbejdere skal tit igennem adskillige timers sidemandsoplæring for at kunne bruge dem effektivt. Hvad sker der så, når medarbejderne har travlt i hverdagen og ikke kan huske eller orker at danse med de tunge knowledge management systemer? De benytter sig af smutveje såsom IM og andre online samarbejdsportaler, hvor kommunikationen og videns-udvekslingen går meget hurtigere.
Derfor er det vigtigt, at virksomheder overvejer at installere social software indenfor deres firewall. For når der ansættes flere og flere nye medarbejdere, fra den såkaldte Net-generation (N-gen website), som alle bruger disse nye samarbejdsteknologier i hverdagen, vil de ikke gå på kompromis og begynde at arbejde med ineffektive og langsomme systemer. De vil blive ved med at kommunikere, som de hele tiden har gjort - let, hurtigt og ubesværet. Problemet er bare, at hvis teknologier ikke findes i virksomheden, så vil de bare finde og bruge disse samarbejdsteknologier på nettet – og her risikerer virksomheden at løbe ind i et gevaldigt sikkerhedsproblem.
Som jeg har været inde på i nogle af mine tidligere indlæg, kan virksomheder høste mange fordele ved at integrere disse web 2.0 teknologier indenfor deres firewall. I sin første artikel - Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration, taler Andrew McAfee netop om at disse knowledge management systemer ikke har udrettet noget stort for virksomhederne. De har snarere skabt en endnu større uhåndterlig og ufleksibel kompleksitet i organisationer.
I sin artikel forklarer han forskellen på de gamle KM systemer og de nye web 2.0 teknologier. Han siger, at web 2.0 teknologierne ikke kun fokuserer på at fange viden - men snarere på at fange praksis og selve videns-outputtet fra medarbejderne. Der er gennem de samarbejdsplatformer som web 2.0 teknologierne skaber, at samarbejdsformerne og praksis bliver "optaget/registreret".
F.eks. gør wiki-teknologien det muligt at følge med i udviklingsprocessen, idet wikien jo er en redigérbar hjemmeside, som registrerer alle tilføjelser kronologisk lag på lag. Dermed er der aldrig noget viden, som går tabt og virksomheden kan til og med studere tilblivelsesprocessen og lære at blive endnu mere effektive.
Dermed kan virksomheder undgå at medarbejderne drukner i kompleksitet og spilder deres tid på at lede efter information i intranettet eller i den overfyldte email-inbox. For som McAfee skriver i sin artikel:
" It has historically been the case that as organizations grow it becomes more and more difficult for people within them to find a particular information resource - a person, a fact, a piece of knowledge or expertise."
Hermed siger han, at virksomhederne kan stoppe denne uoverskuelige informations-kompleksitet, ved at integrere web 2.0 teknologier i deres organisation.
Det store 1000 kr. spørgsmål som står tilbage og som både virksomheder og eksperter diskuterer ivrigt verden over er: Hvad skal der så til for at virksomheder kan implementere og udnytte de nye web 2.0 teknologier fuldt ud? Og vil de øge indtjeningen og produktiviteten for virksomheden?
I mit speciale, Læring & Vidensdeling I Wiki Baserede Praksisfællesskaber, kom vi gennem vores analyse af to casestudier frem til en række web 2.0 tilpasningsbarriere, som vi mener, at de fleste virksomheder må forholde sig til for kunne integrere og få medarbejderne til fuldt ud at udnytte disse web 2.0 teknologier.
Web 2.0 tilpasningsbarriere:
* Konservativt læringssyn
* At lære at lære på ny - læringsvaner, kommunikationsvaner
* Gennemsigtigheden (angst for at blotte sig selv)
* Nul-fejls-kultur (proces frem for produkt)
* Magtforskydning (netværk underminerer hierarkier)
For det første må virksomheder omdefinere deres læringskultur og læringssyn. Stort set alle virksomheder fokuserer ensidigt på formel læring, når virksomhedens virkelige potentiale ligger gemt i den uformelle læring og måderne hvorpå medarbejderne løser hverdagen udfordringer på. Derfor må virksomheder sørger for at understøtte medarbejdernes uformelle læring og give dem redskaber, der kan booste, systematisere og registrere denne læring.
Dernæst kræver det helt nye måder at lære på. Vi er alle blevet opfostret med formel læring – med troen på autoritativ viden. Derudover eksisterer der jo også et helt bestemt kommunikations/magt-hierarki i en organisation, som gør at medarbejderne er vant til at modtage ordre oppe fra og er dermed mindre vant til selv at tage initiativer og udtrykke sine meninger. De nye teknologier giver helt nye kommunikationsmuligheder og lader sig ikke lære på nul komma fem. Det tager tid at lære at lære på ny med disse teknologier. Det tager tid at tilpasse web 2.0 teknologierne til ens arbejdspraksis. Tid at bruge dem kreativt til at løse hverdagens udfordringer. Folk begynder bare ikke at bruge en tom wiki eller blog. Der skal incitamenter til og det kræver smart forandringsledelse - der ikke presser softwaren ned over hovedet på medarbejderne.
Web 2.0 teknologierne skaber en gennemsigtighed i organisationer, idet de registrerer hvem og hvad der bliver skrevet i organisationen. Fra at man sidder behagelig anonym i sin afdeling til at man begynder at udtrykke sine meninger for hele organisationen – er der et stykke vej. Derudover eksisterer der som oftest en nul-fejls-kultur i organisationer, hvor man helst altid skal fremstå som perfekt i andres øjne. Den skal ligeledes laves om, så det bliver legalt at lave fejl og til at man fokuserer på processen frem for på produktet. Således kommer der til at herske en samarbejdskultur i organisationen, hvor det mere handler om at komme på banen og bidrage – end det handler om korrekthed. I en ideel samarbejdskultur arbejder man sammen om at forbedre ens produkter i stedet for kun at promovere sig selv på andres bekostning.
Endelig er der den største barriere – nemlig magtforskydningen. Opgiver lederne deres magt, når medarbejderne alle for en stemme og kan påvirke og bidrage til virksomhedens samlede videnssum? Eller får lederne endnu mere magt som følge af den øgede gennemsigtighed i organisationen? En ting er dog sikkert - netværk underminerer hierarkier og der skal indgås nogle kompromisser, hvis virksomheden vil trække på både hierarkiets og netværkers fordele. Dette er emne jeg vil udforske i de kommende indlæg.
