Hvordan får vi integreret social software i vores virksomhed ? FAQ 1
Et just overstået temamøde i VidenDanmark med titlen: Web 2.0 styrker videndeling, innovation og læring i organisationer, afrunder en række præsentationer om social software hos større virksomheder for mig og min speciale-partner. Dette indlæg uddrager essensen af vores diskussioner med virksomhederne og kommer med svar på hvordan social software kan bruges og integreres i organisationer.
Ved vores præsentationer blev der stillet mange vigtige og interessante spørgsmål, som har relevans for virksomheder, der overvejer at bruge social software. Derfor vil jeg i de kommende blogindlæg gennemgå de allermest relevante spørgsmål og de svar, som vi har givet til virksomhederne.
Læserne af dette (og alle de andre) indlæg - er mere end velkomne til at kommentere på disse spørgsmål og svar, så vi kan få sat gang i diskussionen og videndelingen og komme tættere på nogle skarpe og brugbare svar og løsningsmodeller.
Spørgsmål 1.: Det lyder jo rigtig godt at social software kan understøtte innovation, videndeling og læring i virksomheder, men hvordan lader det sig realisere rent praktisk ?
Svar: I min research har jeg analyseret adskillige store virksomheders casestudier, som alle har brugt en bottom-up strategi i deres organisatoriske realisering af social software. En af de bedst beskrevne bottom-up strategier for social software stammer fra investeringsbanken Dresdner Kleinwort Wasserstein (global m. 6000 medarbejdere), som var nogle af de første sociale software pionerer, der erstattede deres intranet med en fælles wiki. Myrto Lazopoulou stod for den organisatoriske forankring. Han benyttede sig af en bottom-up strategi bestående af fem punkter:
(Klik på billedet for stor version)
- Identificer en key usergroup: Først udpeges der en afdeling, som er åbne og parate til at eksperimentere med ny teknologi og nye arbejdsformer.
- Identificer supernodes: Dernæst er det vigtigt at identificere medarbejdere, som har stor erfaring, et stort netværk og som er anset i virksomheden. Med supernode (engelsk) menes en medarbejder, som er forbundet til mange andre i organisationen og som er et kommunikations-knudepunkt. Disse medarbejdere skal nu uddannes til superbrugere og eksperimentere med at bruge wikien til relevante arbejdsopgaver. Det er disse superbrugere, som er selve drivkraften i bottom-up processen og det er deres erfaringer og udtalelser, der er med til at skabe de ønskede netværks-effekter i hele virksomheden.
- Omvend supernodes til evangelister: Når superbrugerne har fået gode erfaringer med wikien, skal disse formidles videre til resten af organisationen. I DrKW blev superbrugerne nu uddannet til evangelister. Som evangelister tog de rundt til de andre afdelinger og "prædikede" om deres gode erfaringer og gav dermed andre lyst til at bruge wikien til at understøtte deres arbejdsopgaver.
- Uddan evangelister til at give support: Det er ekstremt vigtigt, at nye brugere kan komme i kontakt med og trække på superbrugernes ekspertise. Hertil giver superbrugerne personlig support, men medarbejderne bør også kunne trække på en FAQ i wikien, som besvarer mange af de spørgsmål, som nye brugere har.
- Understøt kreativ udnyttelse af social software: Når brugerne så begynder at bruge wikien – er det langsigtede mål selvfølgelig, at de udnytter social software til at optimere deres arbejds- og kommunikationsprocesser og finder nye og effektive understøttelsesmåder. Men det sker ikke fra dag 1 ! Her er det vigtigt, at det kortsigtede mål er at starte langsomt og give medarbejderne lyst til at gå ind i wikien og arbejde. Her gjorde DrKW to ting. For det første lagde de ”gamle” informationer fra intranettet ud i wikien, som krævede rettelser og opdateringer. Det var nemt at gå i gang med og så fik medarbejderne også lidt erfaring i wikien. For det andet fortalte de medarbejderne, at de f.eks. godt måtte bruge wikien til ikke-faglige ting. Det resulterede i at wikien både blev brugt til en kaffeklubs turnus-ordning og en pris-database for at sammenligne priser på bestemte produkter. Ved hjælp af denne uformelle strategi begyndte medarbejderne at finde nye og kreative måder at bruge wikien på, samtidig med at de lærte den at kende. Når medarbejderne havde fået wikien ”ind under huden”, var de derfor parate til at bruge wikien til at løse mere krævende arbejdsopgaver.
I mit næste indlæg vil jeg besvare spørgsmålet: Hvorfor burde jeg bruge social software i mine IT-projekter eller min forskning? Kan jeg ikke bare nøjes med den gamle måde, hvor jeg gennemfører nogle undersøgelser og så skriver en afsluttende rapport som jeg plejer?
