Hvorfor burde jeg bruge social software i mine IT-projekter eller i min forskning? FAQ 2

Spørgsmål 2: Hvorfor burde jeg bruge social software i mine IT-projekter eller min forskning? Kan jeg ikke bare nøjes med den gamle måde, hvor jeg gennemfører nogle undersøgelser og så skriver en afsluttende rapport som jeg plejer?

Svar: Jo det kan du godt, men så går du også glip af en række fordele. Jeg anbefaler folk at bruge social software, fordi jeg selv bruger det og har gjort mig en lang række erfaringer med det, som har optimeret min kommunikation og mine arbejdsprocesser.

I forbindelse med mit speciale fik jeg og min specialemakker rigtig social software ind under huden. Det gik op for os, at man først kan se fordelene ved social software, når man har prøvet at bruge det i forhold til konkrete opgaver. Først når du har prøvet det – eksperimenteret med et – og leget med det – går både wikilyset og bloglyset op for en. Man ser lige pludselig hvordan disse redskaber kan bruges til at løse mange forskellige opgaver hurtigere og mere effektivt.

Hvordan kan man så bruge social software i IT-projekter og i forskning?

Hvis jeg ser tilbage på mine erfaringer i min forskning og speciale skrivning forandrede vores arbejds- og kommunikationsprocesser sig væsentligt, da vi begyndte at bruge social software.

Fra papir kaos til wiki orden
En af de store forandringer for os var, at gå fra fastfrosne informationer på papir og i mails til digitale, redigerbare og online informationer et samlet sted, hvor vi kunnes se kristisk på dem, diskutere dem og forandre dem. I mine tidligere projekter har mit team altid taget en masse noter – udfra reseach, observationer, undersøgelser og møder. Disse noter blev så skrevet ned i et word dokument, som så blev sendt til de andre medlemmer i gruppen og printet ud og senere diskuteret på et møde.

Når rapporten så skulle skrives, blev rapporten delt op mellem gruppemedlemmerne, som så sendte forskellige versioner rundt til hinandens mailbokse – som igen blev printet ud og diskuteret. Da vi skrev vores speciale, ønskede vi at gå væk fra denne gamle måde at arbejde på.
Som det første oprettede vi to forskellige wikier. Grunden til at vi valgte netop to forskellige var, at vi ikke kunne finde en med alle de funktionaliteter, som vi havde brug for. Det kunne sikkert lade sig gøre hvis vi havde haft mere tid og mere teknisk kendskab til installering af wikier på servere og tilføjelse af diverse plugins og exstensions. Både MediaWiki og Twiki wikierne er eksempler på sådanne wikier.

Vi valgte dog online wikierne Wikispaces og Jotspot. Wikispaces blev valgt fordi du let kunne skabe en overskuelig venstre navigation, hvori specialets disposition og indhold kunne organiseres. Derudover havde den jo også diskussions områder til hver side, hvor synsvinkler og tolkninger kunne diskuteres og bruges. (wikispaces er gratis med google reklamer i højre side ellers koster den 5$ pr. mdr. for en lukket uden reklamer).

Jotspot blev valgt for dens dokumentstyrings funktionalitet. (Jotspot er i øjeblikket lukket for tilmeldinger, men smelter snart sammen med Google Dokumenter) Her uploadede vi vores kilder i pdf.form. Senere hen viste den sig også genial, til at holde styr på vores word dokumenter af de forskellige afsnit i specialet.

Egentlig var vores oprindelige mål at skrive hele specialet i en wiki eller i en online wordprocesser som Google Dokumenter, hvor man kunne skrive på specialet samtidig. Men pga. af selve kravet til en ordentlig dokument skabelon med rigtige kilde henvisninger, valgte vi at skrive den i word i stedet. Her var de eksisterende web 2.0 applikationer ikke gode nok endnu.

Applikationer som Google Dokumenter og ThinkFree blev nøje undersøgt og testet, men kunne ikke leve op til de krav, som der stilles til akademiske opgavers form og struktur. Dokumenter kunne godt eksporteres til wordformatet, men den eksakte formatering blev desværre ødelagt og rodet. Selv om ThinkFree kom tæt på at være den online word processer, der er bedst på markedet, havde den en række områder, som gjorde den besværlig og langsommelig at arbejde med.

Heraf konkluderede vi, at web 2.0 handler meget om indhold og kommunikation mere end det handler om form og avancerede formaterings funktionaliteter.

Vi har, efter at have prøvet en hel del web 2.0 applikationer, fundet frem til tre kriterier, som vi synes gør en web 2.0 applikation god: at den er brugervenlig

1. at den er simpel og
2. at den er god til nogle enkelte ting, i stedet for at være proppet med funktionaliteter
   
   Nye web 2.0 kommunikationsformer
   Efter valg af social software gik speciale skrivningen så i gang. Fordi vi netop havde fokus på social software og videndeling i wikier, tog vi så at sige vores egen medicin. Vi delte viden og arbejdede kollaborativt sammen og brugte den suite af sociale software teknologier, vi havde udvalgt (Jotspot, Wikispaces, Google Talk, del.icio.us, Google Reader).
   

Første del af vores forskningsprojekt indebar research. Vores research på nettet bestod først i at finde kilder og litteratur. Hertil var bookmarking redskabet del.icio.us. meget effektivt. Hvor man før gemte og knyttede sine bogmærker til en pc’s browser, er del.icio.us et nyt og meget mere effektivt bogmærknings redskab. Her bogmærker og gemmer man sine url.-adresser, billeder, videoer, podcasts osv. online.

Det geniale ved del.icio.us, er at ens informationer ikke gemmes i mapper men ud fra tags. Et 'tag' er et (relevant) nøgleord/etiket som forbindes med og beskriver et bestemt stykke information (f.eks. et billede, et blog indlæg eller videoklip). Således skaber du flere og flere tags, som tilsammen skaber en tagcloud.

En 'tagcloud' er en nøgleordsbaseret klassifikation af informationer. Ofte benyttede 'tags' afbildes med større bogstaver. En 'tagcloud' tjener derudover som et fortrinligt navigations- redskab, da brugeren lynhurtig kan danne sig et overblik over informationernes bredde og dybde. (se denne blogs to tagclouds ude i højre spalte). Derudover kan man også skabe forbindelser til hinandens bookmarks, og således skabe et netværk af bomærker, hvilket hjalp til at få overblik over vores informationer.

Herefter gik vi i gang med selve kilde- og litteraturanalysen. Her viste wikierne sig at være geniale redskaber til at registrere, behandle, diskutere og skabe viden med.

Hvordan det? Vil den skeptiske sikkert spørge!

Hvad gør disse nye applikationer bedre end kun papir, word og email?

Svaret er, at når information/viden bliver gjort digital, tilgængelig 24/7 og redigerbar ved et enkelt tryk på edit-knappen i en wiki, bliver den også meget mere dynamisk. Med dynamisk menes, at den kan diskuteres, forandres og forbedres meget hurtigere end før og er således også meget mere up-to-date. Ikke nok med det, er en anden vigtig funktion, at information og viden kan forbindes og krydsrefereres via links.

Hermed har du en viden, som er samlet et sted og som er forbundet på kryds og tværs via links. Derfor kan man i sin forskning og i sine it-projekter opnå en mere integreret viden, som er lettere tilgængelig og sammentænkt end hvis ens informationer lå fragmenteret i papirform eller i løse Word dokumenter. Hermed ikke sagt, at papir, word og email ikke har deres berettigelse, man skal blot huske på at bruge dem til det, de er allermest effektive til og kombinere dem med social software.

Som vores research skred frem, fik vi en større fornemmelse af overblik og magt over vores viden og data. Efter at have valgt vores kilder, kunne vi nu gå i kødet på dem og kritisk diskutere vores teoretiske grundlag og skelne imellem hvad der var relevant og irrelevant. Hertil brugte vi vores wikis diskussions tab, som er knyttet til hver enkelt side vi oprettede i vores wiki.

(Vores speciale wiki - som er åben for alle bare klik på billedet)

Her blev vores teori sat effektivt i spil gennem vores kritiske og undersøgende synsvinkler og allerede eksisterende viden. Vores viden blev integreret på denne måde i en genial tilgængelig helhed.

Både i vores research og indsamling og analyse af vores empiri, brugte vi også en meget effektiv bearbejdnings metode, der godt nok ikke var web 2.0. Vi benyttede os af Adobe Acrobats avancerede funktion (findes ikke i Readeren) med at tilføje meta-data til dokumenter.

Acrobat har en funktion, hvor man kan markere et tekstområde og derefter tilføje kommentarer. Disse kommentarer ligger ikke, som i Word, ude i margenen og skaber forvirring, men popper op i tekst bobler, når man fører musen henover det markerede område. På denne måde havde vi et dokument, som vi på skift læste og tilføjede kommentarer til. Kommentarfeltet kunne også indeholde et link til en web adresse.

Acrobats geniale kommentar funktion, som knytter personlig meta-data til dokumenter

Herved bearbejdede vi og diskuterede vores kilder og vores empiri og skabte herved et fælles sprog og en fælles integreret viden. Vores eksisterende viden blev herved flettet sammen med ny viden og data. Efter vores bearbejdning af vores kilder og vores empiri gik selve skrivningen i gang. Her blev vi nødsaget til at bruge Word pga. dens uovertrufne formaterings muligheder.

Google talk og videndeling
Mens vi skrev vores speciale, benyttede en andet meget vigtigt social software applikation – nemlig Google’s instant messaging applikation: Goggle Talk.

Denne applikation har været med til at:

• styrke vores udvikling af viden

• styrke vores litteraturanalyse og fortolkning

• styrke det fælles og faglige sprog omkring vores kilder

• styrke vores skriveproces

Det lyder for simpelt og let men rss feeds og instant messaging har både under specialeskrivningen og efterfølgende været nerven i vores eksisterende videndeling og læring frem til i dag, hvor min speciale-makker og jeg fortsætter med at dele og udvikle viden om social software. Igen Instant Messaging – et simpelt stykke software, som kan enkelte ting så som at dele tekst, billeder og filer og hvorigennem man også kan føre en normal samtale.

Da bloglyset gik op for mig
Bloggen har for mig været et genialt redskab til at få styr på og integrere min viden i en let tilgængelig helhed. Jeg blogger som regel om enkelte emner, som jeg krydsrefererer med links til resten af min og andres viden. Jeg benytter mig også af Mash-ups – til at illustrere og understøtte min viden med videoer, podcasts og slideshows, tags.

Før i tiden – lå vores viden fragmenteret og fastfrosset i bøger eller i forskellige Word dokumenter. Nu ligger de på nettet, hvor den bliver integreret og forbundet via links, illustreret og understøttet via mash-ups og sat i spil via kritisk vurdering fra læserne, som har mulighed for at kommentere på udtalelserne og igangsætte en debat.

På denne måde er vores viden blevet meget mere dynamisk og forbundet – det som den Canadiske forsker Downes kalder for connectivistisk viden. Vores viden er nu endnu mere forbundet til andre og kan således også påvirkes af andre. Vores viden er gået fra at være statisk til dynamisk. Det bedste eksempel på dynamisk viden er Wikipedia, hvor viden overvåges, redigeres og opdateres konstant af mange tusinder af emne-eksperter og alm. brugere af Internettet.

Vælg redskab alt efter situationen og graden af kompleksitet
Nu kan det jo godt lyde som om, at vi aldrig så hinanden og hele vores forskning og skriveproces forgik digitalt. Hertil vil jeg godt tilføje, at vi selvfølgelig mødtes fysisk og kommunikerede face2face. Jeg mener nemlig ikke, at social software skal erstatte møder og kommunikation face2face. Med social software får man snarere mulighed for at foretage smutveje til ens netværk og hurtigt og uformelt udveksle erfaringer og viden, som ellers ville tage for meget tid face2face.

Med tiden fik vi i vores speciale forskning/skrivning en fornemmelse for hvilken kommunikationsform, der passede til situationen og kompleksitetsgraden af den viden, som vi diskuterede. Alt efter graden af informationernes kompleksitet valgte vi redskab. Blev informationerne og vores viden for komplekst, valgte vi samtalen til sidst, for at mindske misforståelserne og de lange chat kommunikationer.

Summa summarum
Så jo mere man bruger social software, jo bedre bliver man til at skelne imellem hvilke redskaber der er brug for til at løse de forskellige behov og opgaver. Det er den kreative tolkning, der er nerven i udnyttelsen af social software og den kommer først, når man er begyndt at bruge det til at løse sine daglige arbejdsopgaver. Først der, får man ideer til hvordan, at man kan udnytte social software. Når man så kender redskaberne godt, har man en hel suite af redskaber at vælge imellem, når en opgaves skal løses, og en lethed ved at vælge lige præcis det sociale software redskab, som løser opgave hurtigst og mest effektivt.